(Ouders van) nieuwe leden
Belangrijk: het is verplicht om je eerst aan te melden via het aanmeldformulier (link op deze pagina) voor je je (kind) mag inschrijven, ook als je via via over ons hoorde 🙂 Pas als je van ons een mail kreeg om je in te schrijven, volg je de stappen hieronder. De reden: soms zijn er wachtlijsten …
Nieuwe leden mogen gratis één of meer activiteiten proberen voor ze zich inschrijven. We verwachten jullie inschrijving en lidgeld uiterlijk op 10 oktober. Wie tegen dan niet inschrijft en/of het lidgeld niet tijdig betaalt, is niet verzekerd en moeten we weigeren op activiteiten. Daar moeten we helaas streng in zijn.
De inschrijvingen lopen via ons ledenportaal Stamhoofd, waar jullie het inschrijvingsgeld ook online kunnen betalen. Bedankt om dus geen overschrijvingen te doen.
Hieronder een handleiding voor de inschrijving. Loopt er iets fout, check dan eerst de ‘Vragen en antwoorden’ onderaan deze pagina. Staat daar geen antwoord? Stuur dan een mailtje naar web.gent@europascouts.be.
Surf naar inschrijven.europascoutsgent.be
Klik op de knop ‘Account aanmaken’ en registreer met het e-mailadres van jouw keuze. Tip: gebruik volgend jaar dezelfde account om je (kinderen) eenvoudig opnieuw in te schrijven, sla deze dus op.
Klik nu op de groene knop ‘Schrijf een lid in’ en vul de gevraagde gegevens in. Nota: tijdens de inschrijving wordt gevraagd of het lid zich identificeert als man, vrouw of ‘andere’. Als dit voor jou gevoelig ligt, dan is het goed om te weten dat dit zo geprogrammeerd is in Stamhoofd en dat het voor ons geen reden was om een ander platform te kiezen.
Kies de juiste tak (bij twijfel, vraag dit aan de tak- of groepsleiding). Leiding schrijft in voor de tak waarin ze leiding geven, bijv. beverleiding bij de bevers.
Voeg de (plus)ouders en/of voogden toe, zodat we hun gegevens hebben in geval van nood. Elke (plus)ouder/voogd krijgt ook toegang tot het ledenportaal (en alle inschrijfgegevens van het lid) met zijn/haar e-mailadres.
Geef de gegevens in van een extra noodcontactpersoon, in het geval dat we de ouders niet kunnen bereiken.
Geef aan of je Azimut wil ontvangen en welke optie je kiest voor de eindejaarsartikelen, ga akkoord met de verwerking van de gegevens van de inschrijving (verplicht) en met het gebruik van foto’s (optioneel en aanbevolen). Ga je niet akkoord met het gebruik van foto’s, lees dan zeker de extra info onder het ja/nee veld en licht toe wat voor jou eventueel wel kan (bijv. wel groepsfoto’s, maar geen close-ups). Geef ook aan of je (kind) lid bent (is) van de leiding.
Na je gegevens vul je de medische fiche in. Doe dat a.u.b. heel grondig: dit is bijzonder belangrijk voor de gezondheid en veiligheid van je kind!
De inschrijving komt nu in een mandje, zodat je straks alle inschrijvingen samen kan betalen. Wil je nog een lid inschrijven? Klik dan onderaan op ‘+ Inschrijving’ en dan op ‘Nieuw lid toevoegen’.
Heb je alle leden van je familie ingeschreven? Dan ben je klaar om hun lidgeld (52 euro voor nationaal + 12 euro voor onze groep = 64 euro) te betalen. Enkele tips en opmerkingen bij het lidgeld:
Voor je de betaling uitvoert, kan je nog een vrije bijdrage kiezen om leden en leiding te steunen die het financieel moeilijk hebben. Dankjewel daarvoor!
De betaling gebeurt online via een QR-code die je kan scannen via je smartphone met de Payconiq-app of de app van je bank. Na de betaling wordt de inschrijving meteen bevestigd en krijg je ook een bevestigingsmailtje.
Het lidgeld mag nooit een belemmering zijn om aan scouting te doen. Neem gerust contact op met Anthony (0471199844 of 1e.gent@europascouts.be) als je krap bij kas zit, dan vinden we samen een oplossing. Uiteraard blijven we daar discreet over.
Je mutualiteit betaalt wellicht een deel van het lidgeld en het kampgeld terug. We zetten in oktober op Stamhoofd een getekend attest klaar voor het lidgeld van dit scoutsjaar en na de kampen een attest voor het kampgeld. Jullie krijgen hier dan een mailtje over. Je hoeft ons dus geen attesten te laten tekenen.
Dankjewel voor een vlotte, tijdige inschrijving en betaling! Loop je toch ergens vast? Bel Stefaan op 0499115787 of stuur een mailtje via het contactformulier (selecteer daar bovenaan ‘Ik heb een vraag voor de websitepapa’).
(Ouders van) bestaande leden
De inschrijvingen lopen via ons ledenportaal Stamhoofd, waar jullie het inschrijvingsgeld ook online kunnen betalen. Bedankt om dus geen overschrijvingen te doen. We verwachten jullie inschrijving en lidgeld uiterlijk 22 september.
Hieronder een handleiding voor de inschrijving. Loopt er iets fout, check dan eerst de ‘Vragen en antwoorden’ onderaan deze pagina. Staat daar geen antwoord? Stuur dan een mailtje naar web.gent@europascouts.be.
Log in op het ledenportaal via de groene knop in het mailtje dat je van ons ontving. Gebruik daarvoor het e-mailadres dat onder de knop vermeld staat (dat is het e-mailadres van je account) en het wachtwoord dat je koos toen je je account aanmaakte. Wachtwoord vergeten? Klik dan op de 'Vergeten?' link boven het wachtwoordveld en kies een nieuw wachtwoord.
Na het inloggen check je eerst of er onder 'Snelle acties' gevraagd wordt om ontbrekende gegevens in te vullen. Is dat zo, doe dit dan eerst. Je komt dan op een pagina waar wellicht ook gegevens staan die je al hebt ingevuld, scroll door tot je bij de niet-ingevulde gegevens komt.
Daarna scroll je door naar ‘Acties’ en klik daar op ‘Gegevens nakijken’. Klik op een kind en dan onderaan de pop-up op ‘Nakijken’. Scroll door de pagina’s en verwijder/wijzig/vul aan wat is veranderd sinds je vorige check (normaliter voor het zomerkamp).
Doe dit a.u.b. aandachtig: een up-to-date medische fiche en contactgegevens zijn heel belangrijk voor de gezondheid en veiligheid van je kind. Klik telkens onderaan op ‘Volgende’ tot je terug op het overzicht van je kind komt. Klik dan op het kruisje rechtsboven.
Ben je het afgelopen jaar verhuisd? Pas dan je thuisadres aan onder ‘Adressen’.
Kies of je dit jaar al dan niet eindejaarsartikelen wil. Zoals je weet, bieden we jou de keuze: je betaalt 15 euro per lid en krijgt geen eindejaarsartikelen of je betaalt 25 euro per lid en krijgt 5 eindejaarsartikelen. Blijf je keuze hetzelfde als vorig jaar, dan hoef je niets te doen. Wil je het dit jaar anders, pas dit dan aan.
Alles gecheckt? Klik dan op de groene 'Inschrijven' knop. Selecteer dan de juiste tak en klik op de groene ‘[Naam] inschrijven’ knop. De inschrijving komt dan in een winkelmandje. Moet je nog kinderen inschrijven? Dan zie je die onder 'Suggesties' en kan je ook hun gegevens checken. Leiding schrijft in voor de tak waarin ze leiding geven, bijv. beverleiding bij de bevers.
Wil je een kind inschrijven dat vorig jaar nog geen lid was? Klik de popup van het winkelmandje weg zodat je terug op het inschrijfportaal komt en klik daar onder ‘Algemeen’ op ‘Lid inschrijven’. Volg dan stappen 4 t.e.m. 8 voor ouders van nieuwe leden (zie bovenaan deze pagina).
Heb je alle kinderen ingeschreven? Dan ben je klaar om hun lidgeld (52 euro voor nationaal + 12 euro voor onze groep = 64 euro) te betalen. Enkele tips en opmerkingen bij het lidgeld:
Voor je de betaling uitvoert, kan je nog een vrije bijdrage kiezen om leden en leiding te steunen die het financieel moeilijk hebben. Dankjewel daarvoor!
De betaling gebeurt online via een QR-code die je kan scannen via je smartphone met de Payconiq-app of de app van je bank. Na de betaling wordt de inschrijving meteen bevestigd en krijg je ook een bevestigingsmailtje.
Het lidgeld mag nooit een belemmering zijn om aan scouting te doen. Neem gerust contact op met Anthony (0471199844 of 1e.gent@europascouts.be) als je krap bij kas zit, dan vinden we samen een oplossing. Uiteraard blijven we daar discreet over.
Je mutualiteit betaalt wellicht een deel van het lidgeld en het kampgeld terug. We zetten in oktober op Stamhoofd voor alle ouders een getekend attest klaar voor het lidgeld van dit scoutsjaar. Jullie krijgen hier dan een mailtje over. De attesten voor het lid- en kampgeld van vorig scoutsjaar staan al op Stamhoofd. Je hoeft ons dus geen attesten meer te laten tekenen.
Occasionele deelname (bijv. foeriers)
Ben je foerier of help je als occasionele leid(st)er? Eerst en vooral: dankjewel! En dan even wat administratie … Volg de 2 stappen hieronder, zodat je correct ingeschreven en (belangrijk) verzekerd bent.
1. Schrijf je in bij onze groep
Om correct verzekerd te zijn, is het belangrijk dat je je ook inschrijft in onze groep. Volg daarvoor de stappen voor een nieuw lid (als je je nog nooit inschreef bij onze groep) of een bestaand lid (als je vroeger lid was, vraag dan de inloggegevens aan je ouders).
Als foerier of occasionele leid(st)er schrijf je in bij de tak waar je je engageert, bijv. bij de bevers. Tijdens de inschrijving vink je aan dat je deelneemt als foerier of occasionele leid(st)er en geef je aan of je dit jaar al bent ingeschreven als voortrek(st)er bij Europascouts België. Je betaalt geen lidgeld voor een occasionele deelname, dat doet onze groep voor jou.
Je uittreksel uit het strafregister
Omdat je in contact komt met minderjarigen, vraagt onze beweging aan alle foeriers en (occasionele) leiding van minstens 20 jaar om een recent (max 1 maand oud) uittreksel uit het strafregister, meer bepaald model 596.2 ('model bestemd voor de contacten met minderjarigen'). Je vraagt dit in enkele minuten aan via je Burgerprofiel.
Vraag dit uittreksel nu even op en stuur het na ontvangst meteen naar web.gent@europascouts.be met vermelding van je tak (bevers, welp(inn)en, gidsen of verkenners). Vul daarna tijdens het inschrijfproces de datum in waarop je dit doorstuurde. Belangrijk: je bent pas definitief ingeschreven als we dit attest hebben ontvangen! We zullen dit attest elke 3 jaar opnieuw opvragen zolang je leiding geeft of foeriert.
2. Schrijf je in voor het kamp
Ben je ingeschreven in onze groep en engageer je je tijdens een kamp? Dan moet je je daarvoor ook inschrijven.
- Ga in ons ledenplatform terug naar de startpaginga. Daar zie je onder 'Snelle acties' de kampen klaarstaan als aankomende activiteiten, bijv. 'Inschrijven voor Zomerkamp verkenners’.
- Klik op het kamp van de tak waarbij je foeriert en dan rechtsonder op de knop 'Inschrijven’.
- Selecteer jezelf en (belangrijk!) scroll dan naar onder om aan te vinken dat je foerier bent, zodat je gratis of aan gereduceerd tarief (afhankelijk van de tak) kan inschrijven.
- Klik dan rechtsonder op de knop ‘Toevoegen’, doorloop nog even de schermen met je gegevens (je moet normaliter niets meer invullen) tot je inschrijving in het winkelmandje belandt.
- Bevestig je inschrijving daar, zodat je een melding ziet dat je bent ingeschreven voor het zomerkamp. Als je ook het bevestigingsmailtje krijgt, ben je ingeschreven.
Een warme dankjewel en een fijn kamp gewenst!
Vragen of opmerkingen? Bel Stefaan op 0499115787 of stuur hem een mailtje.
Veelgestelde vragen
1. Ik heb geen account met dit e-mailadres (ouders van bestaande leden)
Elke ouder van een bestaand lid krijgt het inschrijvingsmailtje, maar niet elke ouder heeft een account. Als jij er geen hebt, dan schreef je partner de kinderen wellicht in voor het voorbije scoutsjaar en heeft hij/zij een account. Je hebt dan de keuze:
Je partner doet ook de inschrijving voor dit scoutsjaar.
Je registreert zelf voor een account en doet de inschrijvingen.
Hoe weet je of je al een account hebt? Als het tekstje onder de knop in de mail zegt dat je kan inloggen, dan heb je er één. Anders zegt het dat je kan registreren. Om toegang te krijgen tot je kinderen, moet je wel registreren met het e-mailadres dat onder de knop staat.
2. Het bedrag is te groot om in één keer te betalen
Bij sommige banken kan je via Bancontact maar een beperkt bedrag per keer betalen. Als je tegelijk betaalt voor meerdere kinderen, dan zit je daar misschien boven. Verwijder dan één of meer inschrijvingen uit het inschrijvingsmandje (klik op het vuilbakje) en reken af voor één kind. Nadien voeg je het volgende kind toe en reken je opnieuw af enz.
Tip: als je alle gegevens van een kind hebt gecheckt, het verwijdert uit het mandje en het nadien opnieuw toevoegt, zal je ze niet opnieuw moeten checken.